Удаленная работа офиса — рациональный бизнес-подход в условиях карантина и после него

Мало кто был готов к шатдауну из-за нового коронавируса и мировой пандемии. Бизнес нехотя, но перешел на удаленную работу, если была такая возможность. Но «удаленка» до сих пор несет негативную окраску, когда речь заходит о переводе сотрудников на хоум-офис. Рассказываем, почему удаленная работа сейчас — это рациональный и эффективный подход к управлению бизнесом и какие новые возможности есть у компаний «на удаленке».

Эволюция удаленной работы в России

Тенденция удаленной работы в России появилась не от хорошей жизни. Экономический кризис 2008 года вынудил бизнес сокращать расходы, вплоть до полной ликвидации компаний. Волна сокращений прокатилась параллельно с волной удаленной работы. Если компания не могла отказаться от услуг специалиста, то сотрудника переводили «на удаленку». Конечно, в тех ситуациях, когда «удаленка» была вообще возможна. Например, это коснулось экономистов и бухгалтеров.

После того как появился свет в конце кризисного тоннеля, удаленных сотрудников не стало меньше. Государство подхватило тенденцию, и в 2013 году в ТК РФ стал регулировать удаленную работу — «дистанционную работу». Законодательная поддержка дала мощный толчок к появлению хоум-офисов по всей стране. Но бизнес столкнулся с серьезным ограничением, с нехваткой ресурсов для эффективной дистанционной работы коллектива, а не отдельного сотрудника. Главным ресурсом был и остается интернет. 10 лет назад скорость была ниже, цены выше, а разнообразие софта значительно ниже. Удаленщики и их работодатели сталкивались с многими проблемами:

  • как передавать большие объемы данных
  • как всегда быть на связи при дорогом и зачастую медленном интернете через модемы-флешки
  • как перевести бумаги в онлайн
  • как вести отчетность по рабочему времени, выполненным задачам и общению с клиентами
  • как продавать и покупать онлайн

В некоторых районах городов было плохое покрытие сети, а в более мелких населенных пунктах часто вообще отсутствовала возможность подключиться к интернету. Техническая сторона без значительного вливания бюджета снижала эффективность удаленной работы. Поэтому многие компании относились к дистанционному труду скептически. Но все изменилось около 5 лет назад.

Развитие технологий на стороне бизнеса, почему сейчас у бизнеса есть все возможности для эффективной удаленной работы

Появление 4го поколения мобильной связи, 4G, в огромной мере повлияло на ситуацию с удаленной работой как в России, так и во всем мире. Надежный быстрый и недорогой интернет стал доступен хоть на даче, хоть на островах. И грех не воспользоваться этим для изменения внутренних бизнес-процессов компании — повысить эффективность работы, наладить эффективную удаленную работу, которая принесет больше прибыли, чем труд в офисе.

База, на которой сегодня строится эффективная удаленная работа компании:

  • доступность и скорость интернета как с ПК, так и с мобильных устройств
  • разнообразие выбора программного обеспечения — инструментов — для разных ежедневных рабочих задач каждого сотрудника в частности и для компании в целом
  • поддержка дистанционной работы на законодательном уровне, это полностью легальная занятость
  • цифровизация поведения людей: онлайн-платежи, онлайн-покупки, онлайн-собеседования и т. д.
  • внешняя инфраструктура для удаленщиков: коворкинги, парки и кафе с доступом в интернет и лояльным отношением к удаленному персоналу, который решил сменить домашнюю обстановку

Интернет и перевод сотрудников «на удаленку»

Наличие подключения к интернету давно перестало быть проблемой для городских жителей. Огромный выбор провайдеров с привлекательными тарифами, низкая стоимость самого подключения. В экономически развитых регионах проблем с интернетом нет даже в крупных станицах и районных центрах. А многие застройщики сдают квартиры с уже проведенным интернетом — остается только купить роутер или подсоединить шнур напрямую к ПК. Даже если человек еще не работает «на удаленке», он все равно оплачивает интернет для развлечений, обучения или ТВ. Это незаменимый атрибут — наличие стабильного интернет-соединения.

Разнообразие программ для эффективной удаленной работы компании

В ходе рабочего процесса мы выполняем огромное количество действий: обсуждаем проекты, подписываем документы, заполняем табеля рабочего времени, оплачиваем налоги, взаимодействуем с контрагентами и т. д. Сегодня у бизнеса есть возможность полноценно работать онлайн с помощью различного софта:

  • приложения для чатов внутри компании с функциями видеосвязи и конференций
  • сервисы для учета рабочего времени и постановки задач
  • платформы для интеграции с государственными информационными системами
  • CRM-системы с полным охватом воронки продаж на сайте или в социальных сетях
  • системы электронного документооборота с цифровой подписью
  • площадки для тендеров, закупок сырья и сбыта продукции
  • сервисы для запуска онлайн-рекламы

Практически для каждого оффлайн-действия вы найдете онлайн-решение. Например, для удаленной связи с сотрудниками есть десятки популярных и бесплатных приложений, а также сотни и тысячи новых программ для ПК и смартфонов. То же самое касается и учета рабочего времени удаленного персонала. Выбирайте софт по своим потребностям и бюджету, выбор есть и он огромный!

Психология и эффективная удаленная работа сотрудников

Рациональность и эффективность — это не просто набор правил и установок. Мировой опыт показывает, что молодое поколение не испытывает дискомфорта при переходе на дистанционную работу, а производительность труда повышается. Комфорт работы — это соблюдение самодисциплины, обратной связи со стороны менеджмента компании и наличие под рукой работающих онлайн-инструментов. Удаленный персонал менее подвержен стрессу, если выполняются три условия, описанные выше. Работа из дома дает возможность переключиться с работы на полноценный часовой отдых в обед. Гибкий график тоже может повысить эффективность сотрудников, если это допустимо в рамках работы.

Чек-лист перевода сотрудников «на удаленку». Как сделать удаленный труд персонала эффективным и рациональным

Выявите потребности в софте каждого отдела и попросите каждого специалиста составить список программ, которые необходимы для удаленной работы. Базовый пул софта нужно четко определить для всех сотрудников: чат для быстрой переписки и видеозвонков/конференций, почтовый клиент, система учета рабочего времени, платформа для общения с клиентами и т. д.

Иногда придется закрывать индивидуальные потребности некоторых сотрудников или отделов в программном обеспечении: софт для сисадминов, бухгалтерии, логистов.

Установите рабочий график для персонала. Он может быть плавающим, но львиная доля рабочего времени должна совпадать у всех штатных специалистов.

Определите базовые требования к дисциплине для удаленных сотрудников: отвечать на сообщения в чате, заполнять отчетность, предупреждать об отгулах и болезнях.

Сообщите своим контрагентам и партнерам, что вы переходите на удаленный режим работы.

Назначьте специалистов, которые помогут остальному персоналу в сложной ситуации с доступом: не открывается программа, «слетел» пароль, нет доступа к хранилищу или базе данных.

Обеспечьте техническую возможность передачи и хранения данных с доступом для персонала.

Определите ситуации, когда возможно собрание всех сотрудников в офисе, когда необходимо личное присутствие. Если ваши сотрудники живут в разных городах, то встречи должны быть за счет компании. Продумайте эти траты в бюджете фирмы.

Эффективный бизнес «на удаленке» — это поддержка, контроль и доверие к своим специалистам

Перевод офиса «на удаленку» дает свои плоды в долгосрочной перспективе. Первые пару месяцев будут случаться сбои, вопросы, доработки новых корпоративных стандартов. Это нормальный процесс для перехода на новый формат работы. Не нужно бросать подчиненных самостоятельно разбираться в обновленных регламентах и программах. Обеспечьте сотрудников знаниями, поддержкой и инструментами. Навыки нужно наработать — помогите в этом своему персоналу.

Контроль работы удаленных сотрудников неизбежен, это необходимость. Но не стоит скрывать, что вы подсчитываете количество рабочих часов или количество выполненных проектов. Скрытая слежка не приводит к хорошим результатам. Обсуждайте с персоналом проблемные моменты и подберите такие IT-сервисы, которые помогут каждому специалисту самостоятельно отслеживать свою продуктивность и базовый финансовый результат.

Научитесь доверять сотрудникам и обращайте внимание на качество результата, а не на количество часов онлайн. Возможно, кто-то задержится с обеда на 10 минут, а кому-то удобнее написать коммерческое предложение с утра, на свежую голову. Желание контролировать всех и вся вызывает агрессию, что закономерно. Конечно, удаленный контроль работы сотрудников непривычен — раньше все сидели в кабинете, а теперь остается только догадываться, откуда работает человек и что делает, он же вне поля зрения. Но опыт тысяч компаний с удаленным персоналом говорит о том, что бить баклуши можно и в офисе, а действительно увлеченный работой специалист будет поддерживать эффективность труда «на удаленке

ПРИСОЕДИНЯЙТЕСЬ К VDCARDS НАЧАТЬ РАБОТУ
photoОткажитесь от пластика и заработайте на этомЧитать>>>
photoУзнаваемость бренда — это нужно знать для продвижения бизнесаЧитать>>>
photoКак нельзя продвигать бизнес в 2019 годуЧитать>>>